Kuittikaaos kuriin kännykällä

Jokainen yrittäjä tuskailee aika ajoin paperikuittien kanssa. Kuitit ovat joko hukassa, epäjärjestyksessä tai kirjaamatta. Uuden tamperelaisen eTasku-palvelun ansiosta kuitista älypuhelimella otettu kuva menee sähköisesti kirjanpitäjälle heti ostotapahtuman jälkeen.

 

 

Jokainen yrittäjä tuskailee aika ajoin paperikuittien kanssa. Kuitit ovat joko hukassa, epäjärjestyksessä tai kirjaamatta. Uuden tamperelaisen eTasku-palvelun ansiosta kuitista älypuhelimella otettu kuva menee sähköisesti kirjanpitäjälle heti ostotapahtuman jälkeen.

eTaskun takana on Webotas-niminen yritys, jota pyörittävät toimitusjohtaja TONI LEPPÄNEN, kehitysjohtaja SAKU PIHLAJANIEMI sekä myyntijohtaja LAURI KUTINLAHTI. eTasku lanseerattiin tammikuussa 2013, ja se on saanut hyvän vastaanoton.

– Näppituntuman mukaan 80 prosenttia yrittäjistä ja tilitoimistoista ovat kiinnostuneita eTaskusta. Kaikki, jotka ovat kokeilleet palvelua, ovat olleet tyytyväisiä, Kutinlahti myhäilee.

– Yleensä it-järjestelmät rakennetaan jättiyrityksiä varten ja niistä tulee monimutkaisia. eTasku on kohdennettu pk-yrityksille, Kutinlahti ja Leppänen toteavat.

 

Kuittijemma pilvessä

Leppäsen ja Kutinlahden mukaan eTaskua voi parhaiten kuvailla sanalla kuittijemma.

Se on maailman helpoin tapa toimittaa kuitit kirjanpitäjälle. Otat älypuhelimella kuitista kuvan, kirjaat tiedot ja lähetät sen kirjanpitäjälle, Leppänen havainnollistaa.

Koska eTasku toimii pilvessä, siihen mahtuu lähes rajattomasti kuitteja. Näin se toimii myös kuittijemmana, josta yrittäjän on helppo tarkistaa, mitä on tullut ostettua. Erityisen kätevää tämä on silloin, kun tarvitaan takuukuitteja: eTaskusta ne löytyvät kuvana sen sijaan, että arkistoista kaivetaan haalistunut paperikuitti.

 

”Moni yrittäjä ei tiedä, että tilitoimistoon ei tarvitse toimittaa alkuperäisiä kuitteja. Lämpökirjoitintekniikalla tulostettu ”haaleneva” kuitti ei edes kelpaa kirjanpitoon.”

 

Moni yrittäjä ei tiedä, että tilitoimistoon ei tarvitse toimittaa alkuperäisiä kuitteja. Lämpökirjoitintekniikalla tulostettu ”haaleneva” kuitti ei edes kelpaa kirjanpitoon. Tällaisesta tositteesta on otettava valokopio tai liikkeestä on pyydettävä säilyvällä tavalla kirjoitettu kuittijäljennös. Yrittäjän pitäisi siis toimittaa kirjanpitäjälle kuittikopio tai kirjanpitäjän pitää ottaa alkuperäisistä kuiteista kopiot kirjanpitoon.

– Suomen laki on mahdollistanut eTasku-tyyppisen toiminnan muutaman vuoden. Kokemuksemme mukaan 80 prosenttia yrittäjistä ei tiedä, että sähköinen kuitti on OK, ja että alkuperäinen kuitti ei käy kirjanpitoon. Toinen syy palvelun syntymiseen on pilvipalvelujen yleistymisessä; lähes kaikki on pilvessä, ja tiedostoihin pääsee käsiksi mobiilisti lähes mistä vain, Leppänen kertoo.

 

eTasku säästää aikaa ja rahaa

Suurin säästö yrittäjälle tulee, kun kuitteja ei mene hukkaan.
– eTasku maksaa itsensä takaisin siinä vaiheessa, kun yksi bensakuitti jää hukkumatta, Kutinlahti sanoo.

Mobiilikuitit ovat käteviä tuotevirheen sattuessa tai jos yrittäjä haluaa seurata bensakulujaan.
– Enää ei tarvitse soittaa kirjanpitäjälle, että etsitkö kuitit. Tarkoituksena on, että tulevaisuudessa yrittäjä voi seurata myös yrityksensä sähkönkulutusta eTaskun välityksellä, Leppänen selvittää.

eTasku tuo myös ajansäästöä yrittäjälle.
– S-pankki on laskenut, että yrittäjällä menee keskimäärin viisi minuuttia työaikaa per kuitti, eTaskun ansiosta aika kutistuu minuuttiin. Puhumattakaan hermojen säästöstä; tupakkaa palaa paljon vähemmän, kun kuitit ovat tallessa, Kutinlahti ja Leppänen virnistävät.

Palvelua voi kokeilla ilmaiseksi. eTasku pitää kaikki osto- ja takuukuitit tallessa pilvessä, josta ne haetaan kännykällä. eTasku toimii iPhone-, Windows- ja Android -käyttöjärjestelmillä.

 

Metatyöstä eroon

Kouluttaja ja tietokirjailija Katleena Kortesuo on käyttänyt eTaskua muutaman kuukauden.
– Lompakkoon kerääntyi järjetön kuittikasa. Siitä tuli pian henkinen muuri, joka vain kasvoi kasvamistaan. Välillä kuitteja meni hukkaan. Kerran niitä jäi toimittamatta satojen eurojen edestä kirjanpitoon, hän kuvailee tilannetta ennen eTaskua.

 

”Lompakkoon kerääntyi järjetön kuittikasa. Siitä tuli pian henkinen muuri, joka vain kasvoi kasvamistaan.”

 

Kortesuo kokeili eTaskua kuukauden ajan ja jäi käyttäjäksi. Kuittirumba hoituu puhelimella junamatkojen aikana.
– Näppään kuiteista kuvat, laitan niihin tarvittavat tiedot ja ne menevät saman tien eriteltyinä assistentilleni ja tilitoimistoon. Turha työhön liittymätön metatyö jää välistä pois, hän toteaa.

Suurimmaksi hyödyksi eTaskusta hän laskee ajansäästön.

– Taloudellista hyötyä tulee siitä, kun kuitit pysyvät tallessa. Luontoakin säästyy, kun kuitteja ei tarvitse kopioida ja lähettää tilitoimistoon. Puhumattakaan hermojen ja punaviinin säästöstä, hän virnistää.
– On myös kätevää, kun voin asiakasyrityksen koodin avulla poimia siihen liittyvät kuitit eTaskusta suoraan laskulle.

 

Työn tehostuminen kiinnostaa tilitoimistoja

Katleena Kortesuon tilitoimistolla Vihainen Talouspäällikkö Oy:llä on kymmenkunta asiakasta eTaskussa.

– Ei tämä meidän työtämme varsinaisesti poista, mutta on paljon mukavampaa ja helpompaa kirjata kuitit tiedostoista kuin perinteisellä mallilla, jossa selvitellään sekava kuittinippu, skannataan se tai otetaan kopiot ja kirjataan. Nyt selvittely ja skannaus tai kopiointi jäävät pois. Tiedostossa ne ovat kaikki selkeästi aikajärjestyksessä. Kuitteja menee vähemmän hukkaan eikä meidän tarvitsee kysellä kuittien perään yhtä paljon kuin aiemmin, Juha-Matti Sivula Vihaisesta Talouspäälliköstä kertoo.

Kaikki tilitoimistot eivät ole eTaskusta innoissaan.
– Helpotamme kirjanpitoa, mikä saa tuntilaskutukseen nojaavat tilitoimistot varpailleen. eTaskun ansiosta kirjanpitäjän työmäärä vähenee, Webotasin Toni Leppänen sanoo.

 

Kommentit
Jätä Vastaus