Älykkyyttä työajanseurantaan ja kulunvalvontaan

Työajanseurantaan ja kulunvalvontaan tarkoitetut järjestelmät kehittyvät koko ajan älykkäämmiksi. Järjestelmät kannattaa hankkia erillisinä ja toisistaan riippumattomina, jotta molemmista saadaan paras mahdollinen ratkaisu, ja henkilöstön tietosuojasta huolehtiminen helpottuu.

Älykkäistä työajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmistä on hyötyä sekä työnantajalle että työntekijöille. Työajanseurannan automatisointi auttaa henkilöstöhallintoa ja työntekijöitä seuraamaan työaikaa, ja papereiden tai taulukkolaskentaohjelman pyörittely jää näiltä osin pois.

Älykäs kulunvalvonta puolestaan parantaa toimitilaturvallisuutta.

– Työnantaja voi joustavasti ja monipuolisesti määritellä kuka pääsee talossa mihinkin. Kulkuoikeuksia voi muuttaa ja poistaa helposti, ilman että oville tai lukoille tarvitsee tehdä mitään. Mekaaniseen avaimeen verrattuna lukko on myös helpompi avata, koska se toimii etälukutekniikalla. Ei tarvitse kaivaa avainnippua esiin, eikä väännellä ja käännellä avainta lukossa, sanoo turvallisuuskonsultti, insinööri Pekka Syvälahti.

Palveluratkaisuilla edullisesti kiinni järjestelmään

Työajanseurantaan on tullut paljon uusia ratkaisuja. Digitaaliset leimauspäätteet ja sekä automaattisesti työaikaa laskevat seurantajärjestelmät ovat tätä päivää. Usein työnantajat ostavat työajanseurannan palveluna, jossa kokonaisuuteen sisältyy leimauspääte, ohjelmisto sekä palveluntarjoajan ylläpitämä palvelin. Tällöin puhutaan niin sanotusta SaaS- tai ASP-palvelusta, jossa käyttäjä vuokraa järjestelmän ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.

– Tämä on nykyään trendi. Järjestelmän hankintakustannus on näin pienempi verrattuna siihen että työnantaja joutuisi ostamaan itselleen serverit ja ohjelmistolisenssit. Pienellekin organisaatiolle on aika matala kynnys ottaa järjestelmä käyttöön. Samaa sovelletaan myös kulunvalvontaan, jonkin verran palveluratkaisuja on tarjolla myös siihen.

Pekka Syvälahden mukaan kulunvalvontaan on viimeisten viiden vuoden aikana tullut hyvinkin monenlaisia ja hinnaltaan eritasoisia vaihtoehtoja.

– Aiemmin puhuttiin, että kulunvalvontajärjestelmä maksaa 2 500 euroa ovea kohti, nyt ei puhuta edes 500 eurosta. Kalleimmissa ratkaisuissa ovi tunnistaa käyttäjän jo etäältä, jolloin aukeaa lukko ja jopa ovi. Kun kulunvalvontaan laittaa tarpeeksi rahaa, saa niin paljon herkkuja, ettei oven käyttäjän tarvitse miettiä mitään.

Mobiilitunnistamisesta tulee valtavirtaa

Sekä työajanseurannassa että kulunvalvonnassa järjestelmät tunnistavat tunnisteen, joka käyttäjällä on mukanaan. Tunnistukseen käytetään yleensä RFID-tunnisteita, eli kortteja tai avaimenperiä. Myös mobiilitunnistaminen eli kännykällä tapahtuva tunnistus on nousussa.

– Mobiili ei vielä ole valtavirtaa, mutta vahvasti veikkaan, että 20–30 vuoden päästä kukaan ei avaa ovea enää muulla kuin kännykällä.
Markkinoilla on myös biometriseen tunnistukseen perustuvia ratkaisuja, joissa käyttäjä tunnistetaan esimerkiksi sormenjäljistä tai silmän iiriksestä. Syvälahden mukaan biometrinen tunnistus on kuitenkin marginaalisempi tunnistustapa.

– Tunnistustavassa on tietty hitaus ja kankeus. Biometriseen tunnistukseen perustuvat järjestelmät ovat myös kalliita.

Järjestelmiä ei kannata suotta ylimitoittaa

Jos yritys harkitsee työajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmien hankintaa tai päivitystä, valinta kannattaa tehdä huolellisesti.

– Jos asian suhteen on aikaa käytettävissä, kannattaa selvittää erilaisia vaihtoehtoja. Voi olla, että siten säästää rahaa ja löytää pitkäikäisemmän ratkaisun.

Jollei organisaation virallinen kieli ole jokin muu kuin suomi, järjestelmän käyttöliittymän tulisi olla suomenkielinen. Myös järjestelmän toimintavarmuus on tärkeä asia.

– Ei kannata lähteä tekemään visionääristä järjestelmää, joka sisältää toiminnallisia epävarmuuksia. On esimerkiksi iso käytettävyysriski, jos järjestelmätoimittaja on Euroopan tai Yhdysvaltojen ulkopuolelta, eikä toimittajasta ole aiempaa näyttöä. Uhkana voi olla, ettei tuotteelle välttämättä löydy tukea ja huoltoa vuosien päästä, koska tuotettakaan ei välttämättä enää tuolloin ole olemassa.

Syvälahti kehottaa miettimään tarkkaan myös järjestelmien mitoitusta ja käyttäjien tottumuksia.

– Jos käyttäjäorganisaatio on tottunut vapaaseen toimintakulttuuriin, sille ei kannata rakentaa Pentagonia. Järjestelmien pitää olla organisaation riskeihin ja valmiuksiin nähden oikein mitoitettuja.

Erilliset järjestelmät turvaavat tietosuojaa

Työajanseuranta ja kulunvalvonta voidaan hoitaa yhdellä ja samalla järjestelmällä, mutta tämä ei ole suositeltavaa. Kun työajanseuranta ja kulunvalvonta hankitaan erikseen, molempiin voi valita parhaan mahdollisen ratkaisun, eikä tarvetta kompromisseihin ole.

– Vaikka järjestelmät olisivat erilliset, niistä voidaan silti muodostaa kokonaisuus, jossa ovien avaus ja työaikaleimaukset hoituvat samalla tunnisteella.

Erillisissä järjestelmissä myös tietosuoja säilyy. Kun eri ihmiset hallinnoivat ja käyttävät järjestelmiä, henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan tiedot eivät näy esimerkiksi vartijalle.

– Henkilöiden tietojen käsittely, käyttö ja hallinnointi ovat hyvin kriittisiä asioita, ja lainsäätäjän vaatimukset niiden osalta kiristyvät koko ajan. EU:n uudet määräykset tietosuojasta tulivat voimaan juuri toukokuussa.

Lukuisia yrityksiä sekä julkishallinnon organisaatioita konsultoineen, vuoden 2016 turvallisuuskonsulttinakin palkitun Pekka Syvälahden mukaan tietosuoja on asia, jonka järjestelmien käyttäjät ovat huomioineet liian huonosti.

Työajanseuranta- ja kulunvalvontajärjestelmien tietoja tallennettaessa syntyy henkilörekisteri, josta on laadittava rekisteriseloste. Seloste täytyy myös käsitellä ja hyväksyttää henkilöstöllä YT-menettelyn mukaisesti, jos yrityksessä on vähintään 20 työntekijää.

– YT-menettely on myös henkilökunnan kannalta tärkeää tiedottamista. Jos yritykseen on tulossa kulunvalvonta tai muu järjestelmä, kannattaa omaa organisaatiota tiedottaa siten, että täyttää YT-menettelyn muotoseikat. Näin tulee samalla iskulla iskeneeksi kaksi kärpästä.

Nettiajanvarausjärjestelmässä kannattaa satsata helppokäyttöisyyteen ja tietosuojaan

Yritysten nettiajanvarausjärjestelmät yleistyvät vauhdilla. Etenkin pienyrittäjät, kuten parturi-kampaajat sekä hierojat, ovat ottaneet nettiajanvarausjärjestelmiä aktiivisesti käyttöön.

Monet asiakkaat käyttävätkin nettiajanvarausta mielellään.

– Kannattaa kuitenkin pohtia, käyttääkö juuri oma kohderyhmä nettiajanvarausta vai ei, ja jos, niin missä suhteessa ja kuinka paljon, sanoo TIEKE Tietoyhteiskunnan Kehittämiskeskus ry:n kehityspäällikkö Timo Simell.

Hänen mukaansa nettiajanvarausjärjestelmiä on tutkittu innokkaasti, ja todettu, että niistä on hyötyä. Järjestelmällä saa esimerkiksi oman palvelun tyhjät ajat kätevästi asiakkaiden tarjolle. Ajanvaraustoiminnon lisäksi osaan järjestelmistä saa liitettyä myös kassajärjestelmän.

Vertailu ennen valintaa ja testaus kannattavat

Nettiajanvarausjärjestelmä voi vauhdittaa myyntiä ja säästää työaikaa. Jotta näin olisi, kannattaa valita mahdollisimman yksinkertainen ja helppokäyttöinen järjestelmä. Systeemin pitää olla sellainen, että sitä osaavat ja haluavat käyttää sekä asiakkaat että järjestelmää hallinnoivat henkilöt. Ajanvarauksen on myös toimittava saumattomasti kaikissa laitteissa.

– Kannattaa oikeasti miettiä käyttäjäkokemusta sekä tutkia ja vertailla ainakin kahta eri järjestelmää. Palveluntarjoajia on useita, ja teoriassa kaikki järjestelmät ovat samanlaisia, mutta käytännössä käyttöliittymissä voi olla suuriakin eroja. Mitä hankalampi järjestelmä on, sitä vähemmän sitä käytetään.

Simellin mukaan järjestelmää kannattaa testata, jotta todellinen käytettävyys selviää. Monet palveluntarjoajat antavat järjestelmälle 1–2 kuukautta ilmaista testiaikaa.

Kirjautumiskäytäntö voi tuoda mutkia matkaan

Kirjautumiskäytäntö on nettiajanvarausjärjestelmissä oleellinen asia.

– Jos ajanvarausjärjestelmään joutuu kirjautumaan, se tiputtaa aika rutkastikin asiakkaita pois. Tätäkin on tutkittu.

Kirjautumiseen liittyy toinenkin merkittävä seikka: jos asiakkaat joutuvat kirjautumaan ajanvarausjärjestelmään, järjestelmästä muodostuu henkilörekisteri, johon sovelletaan toukokuussa voimaan tulleita tietosuojamääräyksiä.

– Pienyrittäjät, jotka koko ajan enemmän ja enemmän käyttävät näitä nettiajanvarausjärjestelmiä, ovat tietosuojamääräysten alaisia. Henkilörekisterin tietoja pitää käsitellä huolellisesti.

Teksti: Saara Pakaslahti
Kuva: Tassaphon Vongkittipong | Dreamstime.com

Kommentit