Ammattilaiset tueksi taloushallintoon

Verotus ja kirjanpito ovat tunnollisuutta edellyttäviä velvollisuuksia, joista yritys ei voilaistaa. Moni ulkoistaakin taloushallinnon tilitoimiston hoidettavaksi, jolloin aikaa säästyy liiketoiminnan kehittämiseen. Ammattitaitoinen kirjanpitäjä voi kuitenkin tarjota neuvontaa yrityksen talousasioihin laajemminkin.

Yrityksen verotusasiat koetaan usein hankaliksi ja monimutkaisiksi, jopa varsinaiseksi riesaksi sen ”oikean” liiketoiminnan ohessa. Harva yrittäjä kun on kaiken muun lisäksivielä taloushallinnon ammattilainen.

Veronmaksajien Keskusliitto tarjoaa veroneuvontaa myös yrityksille. Liiton lakiasiain johtaja Vesa Korpela kertoo, että usein tiedustelut koskevat yrityksen toiminnassa harvemmin sattuvia tilanteita,joihin ei ole rutiinia.

– Yrityksen perustaminen, myynti tai sitten erilaiset yritysjärjestelyt: ollaan ottamassa uusia osakkaita tai vaihtamassa yritysmuotoa, hän mainitsee esimerkkeinä. Yleensä neuvoa kaivataan erilaisiin muutoksiin, mutta Korpelan mukaan kyse voi olla ihan siitäkin, että esimerkiksi kotimaan kauppaa käyvä yritys saakin tilauksen ulkomailta, jolloin arvonlisävero aiheuttaa pohdintaa.

– Yrittämisessä on hirveä määrä eri vastuita ja velvollisuuksia, ja ne pitää hoitaa säntillisesti. Aloitusvaiheessa se merkitsee melkoista opiskelua, jos on jonkin muun alan kuin taloushallinnon ammattilainen, hän toteaa.

Osaava tilitoimisto tukena toiminnassa

Yritysverotuksen pääsääntö on Korpelan mukaan hyvin yksinkertainen: kaikki, mikä yrityksen toiminnassa tulee sisään, on veronalaista tuloa, ja kaikki, mitä maksetaan ulos, on vähennyskelpoista, ja niiden erotus muodostaa sitten voiton. Sama pätee arvonlisäverotukseen: kun ostolaskussa on arvonlisäveroa, sen voi vähentää, ja myyntilaskusta se pitää tilittää.

– Perusperiaatteet ovat yksinkertaisia, mutta varsinkin aloittavan yrittäjän kannattaa turvautua osaavaan tilitoimistoon. Vaikka tuntuu katkeralta ruveta maksamaan kansalaisvelvollisuuksista, kyllä siinä saattaa säästää pitkän pennin, kun ei tule myöhästymissakkoja. Korpela muistuttaa, että verottajan suunnalta tulee hyvin nopeasti rangaistusmaksua, myöhästymismaksua tai veronkorotusta, jos esimerkiksi kaikkia raportteja ei ole tehty sääntöjen mukaan.

Eräs yritystoiminnan ikuisia tulkintakysymyksiä on rajanveto edustus- ja mainoskulujen välillä: edustuskulut kun ovat vain rajallisesti vähennyskelpoisia, ja mainoskulut taas kokonaan. Myös siinäyritys voi kaivata tukea.

– Sitä joudutaan pohtimaan. Viime vuosina korkeimmasta hallinto-oikeudesta on tullut hyviä ennakkoratkaisuja, joiden perusteella verohallinto on kirjoittanut suhteellisen selkeät ohjeet.

Pohdi yhtiömuotoa myös verotuksen osalta

Verotus kannattaa huomioida myös jo silloin, kun pohditaan yrityksen yhtiömuotoa. Korpela toteaa,että esimerkiksi aloittelevalle yrittäjälle toiminimi on luonnollinen ja helpoin yhtiömuoto.

– Siinä vaiheessa, kun kaikkea ylijäävää voittoa ei tarvita enää yksityistalouteen, vaan sitä investoidaan yritystoimintaan tai tulos on yksinkertaisesti vain niin hyvä, ettei kaikkea tarvitse ottaaomaan käyttöön, osakeyhtiö on sitten perusteltu.Osakeyhtiö on järkevä yhtiömuoto verotuksen kannalta myös silloin, jos yrityksen tulos syntyy epäsäännöllisesti. Esimerkiksi rakennusalalla tilanne on usein tällainen.

– Rakennuskohteet valmistuvat yhtenä vuonna, jolloin tuloutuu iso määrä rahaa. Toisena vuonna kaikki on keskeneräistä, on pelkkiä menoja ja tulos miinuksella.Korpela huomauttaa, että osakeyhtiö on myös sellainen yritysmuoto, jossa yritys voi toimia, vaikka omistajat riitautuisivat keskenään.

– Yhtiökumppanin töppäilystä ei tule välttämättä muille hirveän suuria vastuita, toisin kuin vaikka avoimessa yhtiössä, jossa kaikki yhtiömiehet vastaavat toistenkin tekemistä sitoumuksista.

Veroriskejä voi minimoida ennakoinnilla

Kun tarkoituksena on esimerkiksi siirtää yritys uuteen omistukseen joko suvun sisällä tai vieraalle, tai myydä se kilpailijalle, jokainen tilanne ja yritys on omanlaisensa tapaus. Mitään yleispätevää neuvoa tai ratkaisua ei niihin ole siis Korpelan mukaan olemassa, vaan se pitää aina miettiä tilannekohtaisesti.

– Esimerkiksi juuri tässä sukupolvenvaihdoksessa, jossa yritys siirretään suvun sisällä nuoremmalle sukupolvelle, tärkeintä on se, että toimenpiteisiin ryhdytään ajoissa ja laaditaan kattava suunnitelmasiitä, miten se toteutetaan.

Korpela tähdentää, että jos suunnitelmaan liittyy jotain veroriskejä, ne voidaan minimoida hakemalla verottajalta siihen etukäteen ennakkoratkaisu. Yritysjärjestelyissä, joissa on kyse suuristarahasummista, saattaa olla erilaisia tulkintatilanteita, joita pystytään sitten ennakoimaan. Ylipäätään Korpela korostaa sitä, että yrityksen tulisi selvittää verotusasiat aina jo etukäteen eikä vasta jälkeen päin.

– Kun tulee se loistava bisnesmahdollisuus, on hyvin luonnollista, että sitä mietitään vain bisneksen kannalta ja siihen tartutaan, kun tilaisuus on. Mutta pitäisi olla ainakin jokin keskustelukumppani, tilintarkastaja, tilitoimisto tai Veronmaksajien Keskusliiton verojuristi, jonka kanssa voi miettiä, liittyykö siihen jotain verotuksellisia ongelmia.

Kirjanpitäjän rooli on muuttumassa

Kirjanpidon järjestäminen kuuluu jokaisen yrittäjän lakisääteisiin velvoitteisiin. Vaikka tuloja ja menoja ei olisikaan paljon kirjattavaksi, aloittelevalle yrittäjälle kirjanpito voi olla yllättävän työlästä, jos rutiinia siihen ei ole.

Ulkopuolisen kirjanpitäjän merkitys yrityksen toiminnalle voi olla nykyisin kuitenkin muutakin kuin kuukausittaisten menojen ja tulojen kirjaaminen, ainainen kuittien penääminen, veroilmoitukset ja tilinpäätökset.

Taloushallintoliiton toimitusjohtaja Antti Soro toteaa, että kirjanpitäjien rooli on muuttumassa hyvin voimakkaasti. Liitto panostaakin paljon koulutusten järjestämiseen ja pyrkii auttamaan palkanlaskijoita, kirjanpitäjiä ja taloushallintoa selviytymään uusista haasteista.

– Sähköisestä taloushallinnosta on puhuttu pitkään. Aiemmin on ollut jo kirjanpito-ohjelmistoja, joissa on ollut rajapinta loppuasiakkaalle eli yrittäjälle. Yrittäjä osallistuu siinä kirjanpitoprosessiin, hyväksyy laskuja ja maksuja ja syöttää niitä järjestelmään, ja kirjanpitäjä sitten katselmoi ja kohdentaa niitä oikein.

Soro kertoo, että tästä ollaan siirtymässä hurjaa vauhtia digitalisaatioon, jossa prosessit automatisoidaan. Robotiikka ja koneoppivat ohjelmistot tehostavat taloushallintoa ja vähentävät virheiden tapahtumisen todennäköisyyttä.

– Tarkoituksena on tuottaa loppuasiakkaalle taloushallintoa kustannustehokkaammin ja vapauttaa siten aikaa neuvontatyölle ja opastukselle.

Taloushallinnolta saa edellyttää lisäarvoa

Tulojen ja menojen kirjaamisen lisäksi yrityksen kirjanpidossa päänvaivaa voivat tuottaa esimerkiksi verotukseen liittyvät selvittelyt, kuten edustuskulujen alv-vähennysoikeus. Soro huomauttaa, että yksinkertaisimmillaan se, mitä kuluja kirjanpitoon voi upottaa ja mitä ei, on kirjanpidon niin sanottua peruskauraa.

– Enemmän lisäarvoa tuovat keskustelut liittyen yrityksen kannattavuuteen, ja jos toiminnassa on joku epäjatkuvuuskohta: yrittäjä on tekemässä isomman investoinnin, muuttamassa yhtiömuotoa tai ostamassa jotain toista yritystä. Niissä tilanteissa hyvä kirjanpitäjä on kullanarvoinen.Parhaimmillaan tilitoimisto tai kirjanpitäjä onkin käytännön asioissa neuvonantaja, joka ottaa kantaa ja jonka kanssa yrittäjä voi suunnitella asioita. Soro toteaa, että yrittäjiä ja taloushallinnon asiakkaita pitäisikin opettaa vaatimaan taloushallinnolta juuri tällaista lisäarvoa ja kustannustehokkuutta.

Taloushallintoliiton jäsenet ovat auktorisoituja tilitoimistoja, eli vähintään yhdellä henkilöstöstä tulee olla KLT-kirjanpitäjän pätevyys. Lisäksi jäseniltä edellytetään, että kaikki tarvittavat vakuutukset ovat kunnossa.

Soro kertoo, että jos yrittäjällä ja tilitoimistolla tulee riitaa esimerkiksi taloushallinnon kuluista, Taloushallintoliitolla on myös oma tarkastuslautakuntansa, jonne yritys voi tehdä kirjallisen valituksen. Lautakunta vastaa toiminnaltaan kuluttajansuojaviranomaista, mutta on alan omaa säätelyä.

Vaikka yrityksen oma, tuttu tilitoimisto ei olisikaan liiton jäsen, voi olla korkea kynnys lähteä vaihtamaan se toiseen. Soro neuvoo kuitenkin ainakin varmistamaan, että tilitoimistolla on vastuu- ja kavallusvakuutukset kunnossa.

– Jos oikein haluaa tarkempi olla, voi kysellä henkilöstön osaamisen perään ja miten tilitoimisto kouluttaa työntekijöitään ja pitää yllä osaamista.

Tulorekisteri tuo uutta pohdittavaa

Tällä hetkellä kirjanpitoalalla puhututtaa ensi vuonna voimaan tuleva tulorekisteri, joka tulee muuttamaan suuresti käytäntöjä. Perimmiltään tulorekisteri yksinkertaistaa palkanmaksuun liittyviä ilmoitusmenettelyjä: vuoden 2019 alusta lähtien palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin heti maksutapahtuman yhteydessä.

– Se vaikuttaa suuresti. Uudessa mallissa jos vaikka maksetaan palkkaennakkoja, joka ikisestä tapahtumasta pitää tehdä ennakonpidätykset ja hoitaa ne yksittäisenä palkanmaksuna, kertoo Soro.Moni yritys on ulkoistanut palkanmaksun tilitoimistoon, jolloin ennakon maksamisesta tulee kallista. Laki edellyttää, että joka ikinen ennakonmaksu tehdään täydellisenä palkanmaksuprosessina, ja se pitää vielä tehdä viiden päivän sisällä.Soro kiittelee sitä, että verohallinto on tullut muutoksen osalta sen verran jo vastaan, että ensi vuoden aikana ei vielä tule ajallisia sanktiomaksuja. Lisäksi hän toteaa tulorekisterin lopputuleman olevan hyvä, ja että se tulee tehostamaan ja keventämään palkanlaskentaprosesseja.

– Mutta pitää yhdessä sopia, miten tätä viedään käytäntöön sillä tavalla, että tilitoimistoille ja yrittäjille ei tule ylimääräisiä kustannuksia, hän huomauttaa.Tulorekisterin myötä palkanmaksuprosessi muuttuu tiukemmaksi. Soro huomauttaa, että yrittäjältä voi loppua resurssit, aika ja osaaminen uuden toimintamallin opettelussa.

– Suosittelemme, että jos yrittäjä on ennen hoitanut itse palkanmaksun työntekijöille, nyt voisi olla hyvä hetki harkita, pitäisikö se ulkoistaa tilitoimistolle. Tilitoimistoilla on osaaminen ja tehokkaat järjestelmät, joten se saadaan tehokkaammin järjestettyä ja yrittäjällä vapautuu aikaa muuhun.

Teksti: Mari Pihlajaniemi
Kuva: Pixabay