Erilaisista henkilöstökyselyistä voi olla apua työhyvinvoinnin mittaamisessa. Kyselyjä ei kuitenkaan kannata teettää vain kyselyiden vuoksi, vaan siksi, että työyhteisöä saataisiin aidosti kehitettyä paremmaksi.
Miten hyvin teidän työpaikalla voidaan? on relevantti kysymys jokaiselle yritykselle. Parhaimmillaan työyhteisö ja sen jäsenet voivat niin hyvin, että työssä koetaan iloa ja tyytyväisyyden tunnetta, joka lisää myös asiakastyytyväisyyttä ja yrityksen tuottavuutta. Voi todellakin sanoa, että henkilöstön työhyvinvointi on strateginen menestystekijä. Lääkäri ja valmentaja Lari Karjula muistuttaa, että henkilöstö on yleensä organisaation tärkein voimavara.
– Onkin sanottu, että talousluvut katsovat menneisyyteen, asiakastyytyväisyys katsoo nykytilaa, mutta henkilöstötyytyväisyys katsoo tulevaisuuteen.
Työhyvinvointi näkyy nimenomaan henkilöstön tyytyväisyytenä ja työn imuna. Työhyvinvoinnin ongelmista sen sijaan saattavat viestiä esimerkiksi lisääntyneet sairauspoissaolot sekä henkilöstön vaihtuvuus. Näiden tunnuslukujen lisäksi jo pelkästään työpaikan ilmapiiri voi kertoa paljon.
– Ulkopuolisena olen itse ainakin oppinut nopeasti aistimaan työyhteisön ilmapiiriä ja työhyvinvointia. Sisäisesti työhyvinvointia voi arvioida muun muassa miettimällä, millainen luottamus eri ihmisten välillä on, millaisista asioista kahvipöydässä voi keskustella ja miten työt sujuvat, Karjula sanoo.
Ei oikotietä onneen työhyvinvoinnin kehittämisessä
Työhyvinvoinnissa ei ole oikotietä onneen, vaan parempaan päästään vain pitkäjänteisellä ja monipuolisella työyhteisön kehittämisellä. Lähtökohdaksi työolojen kehittämiseen voi ottaa työyhteisön ilmapiirikartoitukset, joita voidaan tehdä esimerkiksi keskusteluilla ja kyselyillä. Järkevintä on hyödyntää jo olemassa olevia tietoja, sillä liian suuret ja kalliit mittausprojektit eivät välttämättä onnistu. Ainakin sairauspoissaoloja sekä tapaturmatilastoja on tärkeää seurata jatkuvasti, jotta mahdollisiin ongelmiin osattaisiin reagoida mahdollisimman varhain. Sairauspoissaolo- ja tapaturmatilastojen sekä muiden mittareiden antamaa tietoa voi tarvittaessa syventää kyselyillä. Työhyvinvointimittauksia ovat esimerkiksi 360 asteen palautekyselyt, työhyvinvoinnin tikkataulukysely sekä työilmapiirikyselyt.
Muidenkin kuin ekstroverttien ääni kuuluviin
Pienissä yhteisöissä työhyvinvointiin liittyvät asiat voidaan ratkoa vaikkapa kahvipöydässä, mutta isommalla työpaikalla saatetaan tarvita muitakin tapoja työhyvinvoinnin arviointiin ja kehittämiseen.
– Työyhteisössä on monenlaisia ihmisiä, joten tarvitaan eri muotoja myös työhyvinvoinnin arviointiin. Totutuilla laajemmilla henkilöstökyselyillä ja kehityskeskusteluilla on paikkansa, toteaa Lari Karjula.
Henkilöstöä kannattaakin osallistaa esimerkiksi kyselyillä. Näin annetaan ääni niillekin, jotka eivät ehkä muutoin ääntään avaisi.
– Kyselyjen avulla henkilöstö pääsee anonyymisti antamaan palautetta. Kaikki eivät osaa tai halua antaa palautetta kasvotusten tai omalla nimellä. Kysely tarjoaa tällaisen mahdollisuuden pyytämättä, toteaa Karjula.
Hänen mukaansa henkilöstökyselyjen kautta myös erilaisten ihmisten mielipiteet pääsevät esiin tasapuolisemmin.
– Työyhteisössä voi olla ekstrovertteja ihmisiä, joiden mielipiteet voivat saada liiallista painoarvoa työyhteisöä kehitettäessä.
Kysely perinteisesti paperilla vai sähköisenä?
Perinteisillä, paperisilla henkilöstökyselyillä on edelleen paikkansa. Niillä kerätyn tiedon hyödyntäminen vaatii tavallisesti kuitenkin enemmän käsityötä kuin sähköinen kysely. Sähköisessä henkilöstökyselyssä myös kynnys vastaamiseen saattaa olla matalampi, kun kyselyyn vastaaminen tehdään riittävän helpoksi. Kiireisestä työpäivästä voi helpommin löytyä vapaa hetki esimerkiksi lyhyelle ja nopealle pulssikyselylle kuin pidemmälle paperikyselylle. Sähköisten henkilöstökyselyjen etuna on usein myös kätevä jaettavuus: kyselylinkin voi lähettää vastaanottajille vaikkapa sähköpostilla, tekstiviestillä tai esimerkiksi WhatsApp-ryhmässä. Henkilöstökyselyn toteuttamista ulkopuolisella toimijalla kannattaa harkita. Henkilöstö saattaa motivoitua vastaamaan kyselyyn aktiivisemmin, rehellisemmin ja avoimemmin, kun kyselytulokset vastaanottaa ja koostaa joku muu kuin työnantajan edustaja.
NPS tuli myös työhyvinvoinnin mittaukseen
Yksi sähköisen kyselyn muodoista on Henkilöstö NPS eli eNPS (employee Net Promoter Score). NPS-mittaria eli nettosuositteluindeksiä on perinteisesti käytetty asiakaskokemuksen mittauksessa silloin kun on haluttu tietää, mitä asiakkaat ajattelevat yrityksen tuotteista tai brändistä. Sittemmin kyselytyyppiä on alettu hyödyntää myös työhyvinvoinnin mittaamisessa. eNPS:ssä henkilöstökysely on tiivistetty kahteen kysymykseen. Näistä toinen on suosittelukysymys siitä, suosittelisiko työpaikkaa ystävälleen tai kollegalleen asteikolla 0–10. Toinen on avoin kysymys, jossa kartoitetaan, mikä tai mitkä asiat saisivat suosittelemaan työpaikkaa todennäköisemmin ystävälle tai kollegalle. Kyselyn tuloksista työpaikalle lasketaan eNPS-luku, joka saaduista vastauksista riippuen voi kertoa joko henkilöstön sitoutuneisuudesta tai sitoutumattomuudesta.
Henkilöstökyselyjä kannattaa teettää tarpeeksi tiheästi
Henkilöstökyselyjä tai muita työhyvinvoinnin mittauksia kannattaa lähtökohtaisesti toteuttaa säännöllisesti. Esimerkiksi eNPS-kyselyjä kannattaisi Lari Karjulan mukaan tehdä 2–4 kertaa vuodessa.
– Kertamittauksellakin saadaan kuva sen hetkisestä tilanteesta, mutta juuri toistettavuus on tärkeää, jotta nähdään kehitystrendi.
Aktiivisella seurannalla päästään nopeasti sen jäljille, mikä työyhteisössä mättää, ja korjausliikkeitäkin voidaan tarvittaessa tehdä ripeästi. Erilaisia henkilöstökyselytyyppejä voi tietenkin toteuttaa rinnakkain – esimerkiksi eNPS:n voi tarvittaessa yhdistää myös muihin henkilöstökyselyihin. Valitusta kehityskohteesta voi tarpeen vaatiessa tehdä vielä tarkemman kartoituksen esimerkiksi lyhyellä ja nopealla pulssikyselyllä, tai toteuttaa perinteisen laajemman henkilöstökyselyn. Työhyvinvoinnin haasteet ja voimavarat kannattaa nostaa vakioteemaksi myös kehityskeskusteluihin.
Reagoi henkilöstökyselyn tuloksiin, johtaja!
Mittaustapaan katsomatta työhyvinvoinnin mittauksissa tärkeää on tulosten analysointi. Työyhteisöä ja sen jäseniä ei pidä jättää yksin mittaustulosten kanssa, vaan jo ennen mittausten tekemistä johdon on tärkeää sitoutua hankkimaan ja antamaan tukea työhyvinvoinnin kehittämiseen. Tämä korostuu etenkin silloin, jos mittaustulokset ovat ei-toivottuja. Jos työyhteisössä toteutetaan henkilöstökysely, johdon on tärkeää informoida henkilöstöä kyselystä riittävästi. Parasta on, jos tieto kyselystä jaetaan kasvotusten, esimerkiksi kuukausipalaverissa. Yhtä lailla tärkeää on viestiä kyselyn tuloksista.
– Kyselyn jälkeen johdon on tärkeä informoida saaduista tuloksista ja siitä, miten ne vaikuttavat tulevaan tekemiseen. Kyselyitä ei kannata tehdä kyselyiden vuoksi, vaan siksi, että työyhteisöä saataisi kehitettyä entistä paremmaksi, Lari Karjula toteaa.
Kyselyn tulokset kannattaa käydä läpi koko henkilöstön kanssa.
– Johdon on tärkeä pitää esimerkiksi työpaja kyselytuloksiin liittyen, jotta jatkoaskeleet tulevat selväksi. Kyselyn hyödyt alkavat näkymään purkuvaiheessa, ilman sitä kyselyn hyöty jää olemattomaksi.
Lari Karjula antaa yritysten johtajille yksinkertaisen ohjeen henkilöstökyselyjen tulosten suhteen.
– On tärkeä pohtia vastausten jakautumista. Jos kyselyn tuloksiin ei reagoida millään tavalla, kyselystä voi olla enempi haittaa kuin hyötyä. Eli: reagoi tuloksiin. Kerro tuloksista, kerro toimenpiteistä, kerro mitkä toimenpiteet jäävät odottamaan vuoroaan.
Artikkelin lähteinä myös Työn iloa ja imua – työhyvinvoinnin ratkaisuja pientyöpaikoille; Manka et. al., Henkilöstötunnusluvut johtamisen tukena – Tukea tuottavuuden ja työyhteisön hyvinvoinnin kehittämiseen; Manka & Hakala sekä Työturvallisuuskeskus ry:n ylläpitämän Sykettätyöhön.fi -palvelun materiaalit.
Teksti: Saara Pakaslahti
Kuva: Pixabay