Työilmapiiri on työyhteisön jokaisen jäsenen vastuulla, työskennelläänpä sitten yrityksen yksityisissä tiloissa tai jaetussa monitilatoimistossa. Kaikkien kannalta miellyttävää ja turvallista työilmapiiriä voi edistää yhteisillä pelisäännöillä sekä työyhteisön konkreettisilla toimintatavoilla – jopa työpaikan kalustevalinnoilla.
Tutkija, sosiaalipsykologi Sari Käpykangas tietää, että ihmisen ryhmään kuuluvuuden tunne on äärimmäisen tärkeä. Ryhmään kuuluminen on tarvehierarkiassamme niin korkealla, että jos ryhmään ei pääse, tästä seuraavaa kärsimystä voi verrata jopa kivuntunteeseen.
–Ihmisellä on tarve toisten ihmisten luo, ja hän etsii sen paikan – myös yrittäjyyden viitekehyksessä, toteaa Käpykangas.
Yhteisöllisyyden tarve näkyy muun muassa siinä, että yhä useammat yritykset ja pienyrittäjät etsiytyvät jaettuihin monitilatoimistoihin. Yksin- tai mikroyrittäjälle yhteisöllinen työtila voi olla jopa yksi tapa edistää omaa hyvinvointia ja ehkäistä loppuunpalamista. Jos puurtaa pitkiä päiviä aivan yksin, työstä palautuminen ja työmäärän järkevöittäminen voi olla vaikeaa.
–Esimerkiksi yksinyrittäjä voi saada paljon tukea yhteisöstä, jonka vaikkapa yhteisöllinen työtila voi tarjota. Se selkeästi yleistyy, että yrittäjä hakee vuokrapöydän tai työhuoneen kollektiivisesta tilasta. Samassa tilassa työskentelevät eivät välttämättä ole edes samalla alalla, mutta he kokevat sen rikkautena.
Yhteinen työtila vaatii aktiivisuutta
Yhteisistä tiloista haetaan yhteisöllisyyden lisäksi myös verkostoitumista ja edullisempia kustannuksia. Yhteinen työtila ei kuitenkaan automaattisesti takaa haluttuja hyötyjä. Tämä havaittiin myös Työterveyslaitoksen (TTL) SILTA-hankkeessa, jonka projektipäällikkönä Sari Käpykangas toimii. TTL tutki Tampereella Tampellan entisessä tehdaskiinteistössä sijaitsevaa noin 140 hengen työtilayhteisöä, jossa toimii kuusi eri organisaatiota. Tampellan työtilayhteisössä työskennellään pääasiassa avotoimistossa, jossa organisaatioiden tilat on erotettu toisistaan omiin lohkoihinsa sermeillä. Lisäksi on erillinen kokouskeskus ja yhteinen taukotila. SILTA-hankkeen tutkimustulokset julkistettiin lokakuun lopussa. Tulokset osoittivat, että yhteiseen toimistotilaan siirtyminen ei automaattisesti luo yhteisöllisyyttä eikä yhteistä työ- ja johtamiskulttuuria. Johtajilta ja työntekijöiltä vaaditaan aktiivisia toimia, jotta yhteistyö sujuisi, työ olisi tuloksellista ja työyhteisö voisi hyvin.
Toimivat pelisäännöt kaikkien turvaksi
Olipa kyse jaetusta monitilatoimistosta tai yrityksen yksityisestä toimitilasta, kaikille turvallisen ja miellyttävän työilmapiirin perusta on yhteisissä pelisäännöissä.
–Se, että esimerkiksi Tampellan kaltaiseen työyhteisöön on tehty pelisäännöt, jotka ne ovat tasan selviä kaikille, ja kaikki kunnioittavat niitä, edistää turvallista työilmapiiriä todella paljon. Kun asioista sovitaan ennakkoon ja sovittua myös noudatetaan, voidaan ehkäistä kognitiivista kuormittumista, sanoo Käpykangas.
Hän ottaa esimerkiksi äänenkäytön avokonttoriympäristössä. Kovaäänisestä juttelusta huomauttaminen voi tuntua hankalalta, mutta jos asiasta on sovittu ennakkoon, asia on helpompi ottaa puheeksi yhteisiin pelisääntöihin vedoten.
–Tärkeintä on, että kaikki voivat istua yhdessä ja sopia asioista, eli löytää konsensuksen siitä, miten työpaikalla toimitaan: kuinka kovaan ääneen puhutaan, pidetäänkö omissa puhelimissa äänet päällä ja niin edelleen. Asioista keskusteleminen ja sopiminen lisää ymmärrystä työyhteisön muita jäseniä kohtaan ja vähentää väärinymmärryksiä.
Käpykangas toteaa, että etenkin äänellinen yksityisyys on se, mihin työtiloissa pitäisi pyrkiä.
–Näin sanoisin SILTA-hankkeenkin tutkimustulosten perusteella. Mitä isommissa tiloissa ollaan, sitä tarkemmin äänellinen yksityisyys täytyy taata.
Hankkeeseen liittyvään kyselyyn vastanneet olivat vähiten tyytyväisiä jaettujen työtilojen akustiikkaan, kuten melutasoon ja äänelliseen yksityisyyteen. Toisaalta akustiikkaan tyytyväiset kokivat itsensä tyytymättömiä useammin energisiksi. Yhteiset pelisäännöt ovat tarpeen juuri siksi, että ihmiset kokevat muun muassa viihtyvyyteen vaikuttavat tekijät monin eri tavoin.
Kognitiivisella ergonomialla parempaa tuottavuutta
Työtiloja ja siellä työskentelyä kannattaa kehittää siten, että kaikki tiloissa työskentelevät pääsevät vaikuttamaan. Tavoitteeksi on hyvä ottaa työtila, jossa mikään ei estä työn mielekästä tekemistä – työyhteisön jäsenen ikään, sukupuoleen tai fyysiseen toimintakykyyn katsomatta.
–Esimerkiksi kalustuksella voidaan ottaa tällaiset seikat huomioon ja ehkäistä epämiellyttävää oloa työpaikalla. Merkitystä on esimerkiksi sillä, mihin peilit asetellaan, millaisia tuolit ovat istua, voiko niissä istua sekä housut että hame päällä ja pääseekö tuolista helposti ylös. Näitä asioita samoin kuin materiaalivalintoja sekä valaistusta kannattaa aidosti miettiä.
Käpykangas sanookin, ettei kannata suunnitella työtiloja terveiden 30-vuotiaiden miesten ehdoilla, vaan tehdä tiloista sellaiset, että ne toimivat yhdenvertaisesti ja esteettömästi kaikille käyttäjille.
–Tampellassa tämä tavoite on täysin onnistunut. Työtyytyväisyyskyselyn tuloksista käy ilmi, että ihmiset ovat olleet todella tyytyväisiä kalusteisiin.
Yhä lisääntyvän tietotyön takia työpaikoilla pitäisi ehdottomasti huomioida paitsi kalusteiden ergonomia, myös kognitiivinen ergonomia. Turhat keskeytykset, huomiokaapparit ja tietotulva syövät työn tuottavuutta ja aiheuttavat turhaa kuormitusta. Hyvä kognitiivinen ergonomia vähentää tarpeetonta aivokuormaa ja auttaa hallitsemaan psykososiaalista kuormitusta sekä sujuvan työn esteitä.
–Häiriöt ja keskeytykset ovat oikeasti suuri pulma työpaikoilla nykyään. Kognitiivisen ergonomian huomioiminen olisi tärkeää, ja sen voisi ottaa vaikkapa omaksi kohdakseen kehityskeskustelussa. Olisi hienoa, että esimies puhuisi työntekijän kanssa siitä, pystyykö tämä keskittymään työssään.
Nauru parantaa viihtyvyyttä työssä
Yrityksen johto ja esimiehet voivat mahdollistaa hyvän työilmapiirin esimerkiksi päättämällä käytettävistä työtavoista, ja rakentaa työilmapiiriä hyvin konkreettisilla toimilla.
–Jos johto luo mahdollisuuden esimerkiksi etätyöhön, se voi parantaa työilmapiiriä. Toisaalta jos etätyöhön ei luoda mahdollisuutta, tästä voi syntyä epäluottamuksen kokemus.
Vastuu hyvästä työilmapiiristä on lopulta jokaisella. Ilmapiiriin vaikuttavat arkisetkin asiat, jotka voivat olla aivan pieniä, mutta silti todella merkityksellisiä.
–Yrityksen johdolla ja esimiehillä on kyllä mahdollisuus luoda käytäntöjä, jotka voivat parantaa työhyvinvointia ja työilmapiiriä, mutta työilmapiiri on kuitenkin jokaisen vastuulla. Hyvään työyhteisökäyttäytymiseen kuuluu esimerkiksi se, että ihmiset ovat ystävällisiä ja tervehtivät toisiaan – sellainen on kauhean tärkeää, Käpykangas sanoo.
Erittäin hyvä merkki on, jos työpaikalla nauretaan.
– Ajatus siitä, että työpaikalla ei saisi nauraa tai olla kivaa, joutaa jo romukoppaan. Jos halutaan luoda työpaikka, jonne saadaan hyviä osaajia, ja saadaan heidät myös pysymään työpaikassa, ilman muuta työilmapiiri sallii myös huumorin.
Teksti: Saara Pakaslahti
Kuva: Pexels