Pikkujoulut on mukava piristys vuoden pimeimpään aikaan ja mahdollisuus rentoutua tuttujen työkavereiden kanssa ohjelmasta nauttien. Nyt jo toisena vuonna peräkkäin juhlien järjestämiselle on kuitenkin uudenlaiset haasteensa.
Viime aikoina on koronasta johtuen jouduttu ottamaan huomioon monia rajoituksia, jotka ovat vaikeuttaneet erilaisten tilaisuuksien järjestämistä ja pakottaneet miettimään vaihtoehtoisia tapoja. On tehty suunnitelmia, joita on jouduttu muuttamaan toisinaan hyvin nopeallakin aikataululla uusimpien rajoitusten ja suositusten mukaan. Juhlapaikkoja yrityksille vuokraavat tahot ovat myös joutuneet hankalaan tilanteeseen, kun kokoontumisrajoitukset ovat vaikeuttaneet toimintaa.
Miten järjestää sellaiset juhlat, joissa koronaturvallisuudesta on huolehdittu hyvin? Pitääkö pikkujoulut siirtää ja pitää myöhemmin talvella toisenlaisissa merkeissä, jos tilanne on silloin vakaampi vai olisiko etäpikkujoulut vaihtoehto? Loppuvuoden tilannetta emme vielä tiedä, mutta pikkujouluja voi suunnitella, kunhan ottaa pari muuttujaa huomioon.
Juhlapaikkavaraus ajoissa
Juhlapaikkaa varatessa kannattaa olla ajoissa liikkeellä. Marraskuu on suosittua yritysten pikkujouluaikaa ja varsinkin isommalle joukolle voi olla vaikeampi saada mieleistä tilaa, jos varausta ei ole hoitanut ajoissa. Loppuvuoden mahdolliset rajoituksetkin on hyvä huomioida ja siitä ei ole haittaa, että tila on riittävän iso, jotta voidaan istua ja oleskella tarvittaessa vähän väljemminkin. Tällä hetkellä monia suurempia tapahtumia on peruttu ja vapaana voi olla myös erikoisempia pikkujoulunviettopaikkoja. Koronarajoituksiin liittyvät peruutusehdot on myös hyvä olla tiedossa.
Holiday Club teki muutama vuosi sitten pikkujoulukyselyn, jossa selvitettiin muun muassa toiveita juhlapaikan suhteen. Kyselyssä suosituimmaksi pikkujoulupaikaksi nousivat erikseen varatut juhlatilat, ruokaravintolat ja kylpylät. Paljon ääniä saivat myös teatteri-illat, risteilyt sekä illanvietto luksusmökillä. Vain alle puoli prosenttia vastaajista halusi pitää pikkujoulut yrityksen omissa tiloissa. Onnistuneet juhlat eivät vaadi aina suuren suurta budjettia, mutta juhlatilaankin kannattaa satsata.
Musiikkia, stand upia ja improvisaatioteatteria
Tapahtuma-ala on kokenut viime aikoina kovia ja nyt onkin hyvä työllistää artisteja ja muita esiintyjiä ja etsiä oman yrityksen pikkujoulujuhliin sopivia esityksiä.
Ohjelmatoimistot välittävät tapahtumiin muusikoiden lisäksi myös stand up -koomikoita, juontajia ja muita esiintyjiä. Esimerkiksi taidokas taikashow tai hulvaton improteatteriesitys jää mieleen.
Ohjelmapalveluyrityksen käyttämisestä on monia etuja: siellä osataan ehdottaa tilaisuuteen ja budjettiin sopivaa esiintyjää ja jos tulee peruutus, voidaan tarjota korvaava esiintyjä tilalle.
Jos kyse on suuremmasta tapahtumasta ja muutoinkin isommasta kokonaisuudesta, hyvä vaihtoehto on käyttää tapahtumapalveluyrityksiä. Tapahtumatoimistolta voi tilata myös osatoteutuksen tai avaimet käteen -pikkujoulut, joihin voi sisältyä esiintyjien lisäksi muun muassa tapahtuman tekninen toteutus, kalusteet, teeman suunnittelu, kutsut ja catering.
Millaiset tarjoilut pikkujouluihin?
Pikkujouluihin kuuluu hyvä ruoka- ja juomatarjoilu ja siihen kannattaakin panostaa. Erilaisten ruoka-aineallergioiden lisäksi olisi hyvä nykyään huomioida myös vegaaniset vaihtoehdot.
Jouluruoka pikkujouluissa jakaa mielipiteet. Toisille se kuuluu pikkujouluihin, mutta on myös niitä, jotka söisivät jotakin ihan muuta ja jättäisivät kinkut ja laatikot vasta itse jouluun. Pitopalvelusta tai ravintolasta voi kysyä ehdotuksia ja vaikkapa kartoittaa oman henkilökunnan mieltymyksiä etukäteen.
Laadukas ja monipuolinen buffet on monen mieleen, mutta juhlapaikasta, tarjoiluista ja osallistujamäärästä riippuen myös pöytiintarjoilu voi olla vaihtoehto.
Ruoan ja juoman ympärille voi kehittää myös monenlaista ohjelmaa. Erilaiset ruoka- ja juoma-tastingit toimivat ainakin pienemmälle porukalle ja asiantuntijalta eli tastingin vetäjältä saa samalla vinkkejä.
Ohjelmanumeroksi sopii myös vauhdikas baarishow, flairtending, jonka toteuttavat ammattitaitoiset baarimestarit, jotka valmistavat samalla myös vieraille maistuvat cocktailit sekä alkoholittomat mocktailit. Baaripalveluita tarjoavilta yrityksiltä saa räätälöidyn kokonaisuuden, johon saattaa kuulua myös baarialueen somistaminen esimerkiksi juhlien teeman tai asiakasyrityksen brändi-ilmeen mukaan.
Pikkujoulut ulkona
Pikkujouluja ei ole pakko pitää sisätiloissa, mutta silloin on hyvä ottaa huomioon syksyn vaihtelevat kelit ja miten esimerkiksi tarjoilut hoidetaan, jos ilma on kylmä, sataa ja tuulee. Marraskuussakin pimeä tulee melko aikaisin, joten päivänvalossa tapahtuvat aktiviteetit olisi hyvä suorittaa jo aikaisin päivällä.
Ohjelmapalveluyritykset tarjoavat monenlaista ulkotekemistä niin pienelle kuin suuremmallekin joukolle. Ohjelma voidaan räätälöidä tilaisuuden ja osallistujien mukaan ja ottaa huomioon myös osallistujien mahdolliset rajoitteet, jotta kaikilla olisi mukavaa tekemistä.
Erilaiset pelit ja kisat on helppo toteuttaa ulkona ja tarjoilut voi hoitaa vaikkapa nuotiolla kokkaillen, jolloin ruoan valmistus toimii myös ohjelmanumerona. Pitopalveluista voi tilata myös ruokaa ulkona tarjoiltavaksi ja vuokrata tarvittaessa katoksen ja kalusteita. Pikkujoulutunnelmaa voi luoda pimenevään syysiltaan erilaisilla valoilla ja kynttilöillä.
Pikkujoulut etänä – miten se onnistuu?
Etäpikkujoulut voivat olla parempi kuin ei pikkujouluja ollenkaan, mutta ne vaativat järjestäjältä mielikuvitusta sekä taitavan ja innostavan tilaisuuden juontajan, jotta kotona koneiden äärelläkin päästään juhlatunnelmaan.
Smoothteamin blogikirjoituksesta ”10 vinkkiä ja 48 mahdollisuutta koronaturvallisiin pikkujouluihin” löytyy ideoita muun muassa etäpikkujoulujen järjestämiseen.
Pikkujouluihin saatetaan ladata paljon odotuksia, jotka eivät etäjuhlissa välttämättä toteudu. Juhlan voi nimetä myös eri tavalla, jolloin luvassa on jotakin aivan uutta, johon osallistujat suhtautuvat odottaen ja avoimin mielin. Ulkopuolinen juontaja voi saada porukan paremmin mukaan ja osallistujat kokeilevat helpommin uutta. Tilaisuuden tempo on hyvä olla sellainen, että osallistujat eivät ehdi pitkästyä ja tässä juontajalla onkin tärkeä rooli.
Kaikkea ohjelmaa ei tarvitse kertoa etukäteen. Yhdessä tekeminen onnistuu myös etänä, mutta ohjelma kannattaa kytkeä johonkin yhteisesti merkittävään asiaan, jotta kaikilla säilyy mielenkiinto. Myös etäpikkujouluissa voi olla mahdollisuus ”jatkoille” niille, jotka sitä haluavat.
Yhtenä vaihtoehtona on järjestää hybridipikkujoulut, joissa pienemmät ryhmät ovat keskenään omissa tiloissaan, ja osa ohjelmasta on yhteistä ja tapahtuu etäyhteyksien avulla.
Lähteet: www.holidayclubresorts.com, www.magnumlive.fi, www.vipbartenders.fi, www.smoothteam.fi
Teksti: Marja Haavisto
Kuva: Freepik