Palaverista saadaan irti paras hyöty, kun sille on määritelty selkeä tavoite ja asialista, ja niin palaverin vetäjä kuin osallistujatkin ovat valmistautuneet siihen jo ennalta.
Voi ei, taas joku turha palaveri. Olisi tässä näitä oikeitakin töitä. Kuinka moni tunnustaa ajatelleensa joskus noin? Toimialasta ja yrityskulttuurista riippuen yrityksen tavanomainen työviikko voi sisältää useita palavereita. Osa niistä koetaan hyödyllisiksi ja osa taas, no, vähemmän hyödyllisiksi. Parhaimmillaan palaverissa voidaan jakaa arvokasta hiljaista tietoa, jäsentää yrityksen toimintaa ja kehittää uusia ideoita yhteistuumin. Joissain yrityksissä saatetaan kuitenkin pitää väen vängällä viikkopalavereita, vaikka asialistalla ei olisi varsinaisesti mitään. Toisissa yrityksissä palaverit puolestaan venyvät ja venyvät, kun niiden aikana yritetään niin kartoittaa uusia ideoita, saada ne lyötyä läpi kuin miettiä samalla kertaa niiden toteutuskin. Tampereen ammattikorkeakoulussa media-alan koulutuksen lehtori ja työnohjaaja Carolina Pajula on perehtynyt organisaatioiden ajankäyttöön liittyviin pulmiin ja tietää, miten turhauttaviksi palaverit voidaan kokea. Palavereihin liittyvät asiat voivat hänen mukaansa viedä turhaan työaikaa ja aiheuttaa tehottomuutta yrityksen toiminnassa.
– Jos siihen ei ole kiinnitetty huomiota, miten paljon palavereja järjestetään ja miksi, voidaan palaverit kokea epämiellyttäviksi jo niiden liiallisen määrän tai epämääräisen organisoinnin vuoksi.
Koska työn tuottavuuden parantaminen kiinnostaa monia yrityksiä, myös palaverikäytäntöjä voisikin siis olla aihetta tarkastella ja miettiä rohkeasti uusiksi.
Valmistautuminen tehostaa palaveria
Eurostatin julkaiseman raportin perusteella vuonna 2014 työtunti maksoi EU-alueella keskimäärin 24,6 euroa. Suomessa työtunti maksoi tuolloisen arvion mukaan 32,3 euroa. Kun yrityksen työntekijät istuvat turhaan palaverissa parikin tuntia, se maksaa siis yritykselle rahaa. Mutta miten palavereista sitten saataisiin tehokkaita ja tarkoituksenmukaisia? Carolina Pajula kertoo, että kaikessa kiireessä yrityksissä ei juuri pysähdytä miettimään, kuinka paljon palavereita järjestetään ja millaisia ne ovat. Pahimmillaan yritys saattaakin päätyä vain palaveroimaan palaveroinnin itsensä vuoksi.
– Ei ole mietitty tarpeeksi sitä, onko palaverille edes tarvetta, vai voisiko asian hoitaa jotenkin muuten.
Pajula mainitsee yhdeksi tehokkaan palaverin avaintekijäksi etukäteen valmistautumisen. Koollekutsujan tulisi ensinnäkin miettiä palaverin tavoite sekä suunnitella ja aikatauluttaa sen eteneminen. Eräissä palaveriohjeissa neuvotaankin jakamaan aikataulu jo valmiiksi sen mukaan, miten paljon aikaa mihinkin asiaan käytetään.
– Sitten tiedetään, miksi palaveri on, kauan se kestää ja mitä sillä on tarkoitus saada aikaiseksi.
Palaverissa päästään tehokkaasti eteenpäin, kunhan jokainen osallistuja on valmistautunut siihen etukäteen. Pajula kehottaakin osallistujia esittämään kysymyksiä etukäteen jo silloin, kun heidät kutsutaan kokoukseen.
– Mitä enemmän ihmiset ovat ehtineet prosessoida kokousta etukäteen, sitä paremmin se sujuu.
Onnistuneen palaverin kannalta tärkeää on myös se, onko paikalle ylipäätään kutsuttu oikeita henkilöitä, vai onko mukana kenties niitäkin, joiden ei olisi edes tarpeen osallistua.
Ajankäyttö napakasti haltuun
Pajula korostaa myös palaverin sisällön rajaamisen merkitystä. Painajaispalavereiden klassikoita ovatkin kokoukset, joista ei tiedetä, loppuvatko ne ikinä ja jotka tuntuvat venyvän yötä myöten. Palaveriin käytettävää aikaa kannattaa muutenkin pysähtyä miettimään tarkemmin. Useimmiten niille varataan aikaa tunti riippumatta siitä, onko käsiteltäviä asioita vähän vai paljon.
– Usein ajatellaan, että kokous on tunnin tai kaksi. Miksi se ei voisi olla 45 minuuttia tai vaikka vartin?
Pajula huomauttaa, että jos aikaa on lyhennetty, kokoustajat saattavat työskennellä tehokkaammin: sovitusta määräajasta halutaan pitää kiinni, eikä kukaan halua venyttää kokousta. Toinen tapa estää palaverin venyminen on yksinkertaisesti rajoittaa puheenvuoroja.
– Voidaan sopia, että tällä kertaa jokaisella on oikeus kommentoida yhden lauseen verran. Näin ihmiset miettisivät, että käyttävät muiden aikaa, jos lähtevät pitämään pitkiä puheenvuoroja.
Pajula kuitenkin muistuttaa, että liika ”tuomarointi” voi pahimmillaan myös vaikeuttaa palaveriin osallistumista.
Määritä palaverille selkeä tavoite
Palaverien merkitys yrityksen toiminnalle riippuu monesti työn luonteesta. Pajula huomauttaa, että usein työtä tehdään niin itsenäisesti, että sisäiseen palaveriin tullaan myös tapaamaan kollegoita.
– Se on se hetki, kun yhdessä tavataan ja istutaan alas.
Jos palaveri on aikataulutettu liian intensiivisesti, kuulumisten vaihtamiselle ei jää aikaa, mikä lisää tyytymättömyyttä palaveriin.
– Kyllähän se on tärkeää. Palaveriin saatetaan ladata monenlaisia odotuksia ja toiveita, mutta vetäjällä on ihan oma agendansa, pitäisi saada nämä kaikki läpi.
Pajulan mukaan yksi avain tehokkaaseen palaveriin onkin hahmottaa se, että kokoontumisella voi olla erilaisia funktioita.
– Onko palaverin tarkoitus vain informoida asioista, jolloin voidaan edetä tehokkaasti aikataulussa, eikä ole tarkoitus, että ihmiset osallistuvat?
Pajula toteaa, että jos palaverin tarkoitus on vain tiedottaminen, asian voisi ehkä hoitaa jollain muullakin viestintävälineellä, kun taas esimerkiksi uusia ideoita ei kehitetä tuosta vain vartissa.
– Jos pitää kehittää ideoita, varataan se tapaaminen vain sille. Osallistujien ei tarvitse sitten orientoitua monella eri tavalla.
Ideointipalaveri voi keskittyä siihen, että jokainen pääsee kertomaan vuorollaan ideansa, mutta niihin palataan ja niitä kommentoidaan vasta seuraavassa kokouksessa. Näin palaveri ei pääsisi rönsyilemään – sillä juuri tuo rönsyilyhän tekee palavereista niin usein tehottomia ja hankalia.
Tuloksia saadaan yhdessä oivaltamalla
Työnohjaus ei ole valmentamista tai konsultointia, vaan yritys tekee siinä ulkopuolisen avustuksella havaintoja ja pysähtyy miettimään toimintatapojaan sekä miten niitä voisi kehittää. Carolina Pajula kehottaa yrityksiä arvioimaan omaa toimintaansa tasaisin väliajoin. Systemaattinen arviointi on tarpeen, koska yritysmaailmassa tilanteet muuttuvat vääjäämättä.
– Muutoksia tapahtuu, joten aina pitäisi pysähtyä miettimään, miksi ja miten tehdään jotain asiaa.
Usein töitä tehdään samalla rutiinilla muutoksista huolimatta, jolloin yrityksessä saatetaan tehdä turhaankin asioita vanhalla kaavalla, kun niitä ei päivittäisen toiminnan pyörityksessä ole ehditty pysähtyä miettimään.
– Se on ehkä isoin ongelma kaikessa työssä: oletetaan liikaa, että kaikki ovat samaa mieltä ja että tämä malli sopii kaikille, eikä pysähdytä kysymään, miten me tehtäisiin jotain järkevämmin.
Pajula toteaa, että yritykset sokaistuvat omaan tekemiseensä nopeasti. Hän mainitsee esimerkkinä noin kymmenen vuotta toimineen mikroyrityksen, jolle teki taannoin työnohjausta tuntematta yrityksen toimialaa sen syvemmin.
– Yrityksen omistaja-työntekijöillä oli suuria ongelmia ajankäytössään. He olivat todella kuormittuneita ja väsyneitä työhönsä, kun työpäivät venyivät ja työnteosta puuttui hallinnan tunne. Asiakkaiden ja töiden määrää oli vaikea ennakoida. Lisäksi haasteena oli kivijalkaliikkeen asiakaspalvelu, joka vei ajoittain liikaa aikaa korjaustyön tekemiseltä.
Kun Pajula ulkopuolisena kyseli työnohjauksessa tarkemmin yrityksen toimintatavoista, he oivalsivat sitä myöten ongelmansa juuren ja löysivät itse ratkaisun.
– He hoksasivat, yksi päivä viikosta on hyvä pyhittää korjaustöiden tekemiselle. Sille päivälle ei koskaan luvata minkään työn valmistumista. Lisäksi he muuttivat työtään siten, että kun asiakas luovutti työn korjattavaksi, he eivät luvanneet tiettyä valmistumispäivää vaan antoivat valmistumisesta arvion. Työn valmistuttua, asiakkaalle lähetettiin tekstiviesti.
Kun viestejä lähetettiin hallittuina ajankohtina, yritys sai säädeltyä sitä hieman, milloin asiakkaat tulivat hakemaan tuotteitaan. Näin he saivat varmistettua paremman työrauhan itse korjaustyölle ja onnistuivat samalla tehostamaan toimintaansa. Työn tekeminen oli tehokkaampaa ja työpäivät lyhenivät keskeytysten vähentyessä. Yrittäjät kertoivat jaksavansa työssään aiempaa huomattavasti paremmin.
Teksti: Mari Pihlajaniemi
Kuva: Pixabay